Zo optimaliseer je jouw access- en contractormanagement

Bij turnarounds sta je als QHSE, QA(KAM)-, inkoop- of security manager voor een grote uitdaging. Hoe borg je dat op jouw terrein alleen bevoegde, geregistreerde en gescreende contractors aan het werk gaan? En dat er aan de verificatie en registratie ervan geen zeeën van tijd verloren gaan? Efficiënt digitaal access- en contractormanagement is het antwoord. Jurreaan van Elsas, consultant digital safety solutions van IQ-Pass, vertelt hoe je dit proces zo effectief mogelijk kunt inrichten. 

Tekst: Kim de Booij

Hoe efficiënter turnarounds verlopen, hoe eerder je weer terug in bedrijf kunt. Daar is iedereen het wel over eens. Toch eisen bepaalde werkzaamheden nog steeds onnodig veel tijd. Neem het controleren van alle diploma’s en certificaten van de honderden contractors bij de poort en het ter plekke laten volgen van de veiligheidsinstructievideo. Hieraan gaan kostbare uren verloren. “Dat hoeft dus niet”, zegt Van Elsas. 

IQ-Pass

IQ-Pass is onderdeel van Boels Rental en gespecialiseerd in access-, contractor- en safety management. Van Elsas: “Met onze software GoWorkforce zorgen we voor een efficiënt proces in toegangsverlening, maar ook voor optimale registratie en verificatie van alle personen on site. Dit begint niet bij de poort, maar al ruim van tevoren, bij de inkoop. Met GoWorkforce geeft een inkoper de hoofdaannemer de opdracht om alle bewijzen van aanwezige veiligheidscertificaten, ISO-normen, bedrijfsliquiditeit enzovoort van zichzelf én onderaannemers te verzamelen. De hoofdaannemer kan deze informatie automatisch via GoWorkforce bij zijn onderaannemers opvragen. Als inkoopafdeling kun je het hele proces volgen en uiteindelijk, op basis van de scores die uit de software rollen, eenvoudig de juiste inkoopbeslissingen nemen.”

Verificatie personen

De volgende stap is de verificatie en registratie van alle afzonderlijke personen die tijdens de turnaround aan de slag gaan op je terrein. “Ook die check kun je voorafgaand aan de turnaround al doen. Via onze software GoWorkforce richten we het hele verificatieproces in. Contractors vullen zelf hun gegevens in en kunnen via de software ook de veiligheidsinstructievideo volgen. Het systeem controleert of deze ook werkelijk gevolgd is. Wanneer alle benodigde gegevens, certificaten en overige zaken in orde zijn, verschijnt er een groen vinkje.”

Inspiratiemiddag 29 september 2022

Het klinkt ideaal, zo’n systeem waarmee je zonder al te veel moeite vooraf het hele access- en contractormanagement ondervangt. Maar wanneer het om grote belangen en wettelijk verplichte procedures gaat, is het nog best spannend om dit aan, voor jou onbekende, software over te laten. “Heel begrijpelijk. Goede onboarding krijgt daarom bij ons alle aandacht. Via een demo leggen we duidelijk uit hoe alles werkt en wat je ermee kan. En we delen onze kennis regelmatig tijdens bijeenkomsten van anderen en onszelf. Zo organiseren we op donderdag 29 september 2022 een inspiratiemiddag samen met Zeeland Refinery.”

Kijkje in de keuken van Zeeland Refinery

Deze samenwerking is geen toeval, legt Van Elsas uit: “Samen met Zeeland Refinery hebben we vorig jaar onze software geprofessionaliseerd. Bij een bedrijf als Zeeland Refinery is goed access- en contractormanagement natuurlijk van groot belang, dus dat krijgt hier veel aandacht en gaat heel ver. Ze waren voor ons dan ook de ideale partner om onze software mee te optimaliseren. Dat zij nu ook bereid zijn om een kijkje in hun streng beveiligde keuken te geven en hun best practices en learnings te delen, is echt bijzonder. Dit biedt QHSE, QA(KAM)-, inkoop- en security managers een unieke kans om te zien wat de mogelijkheden van access- en contractormanagement zijn.”

Maatwerk door modules

Niet ieder bedrijf heeft echter dermate complexe toegangscontroles en strenge contractoreisen als een raffinaderij. “Daarom hebben we met onze software GoWorkforce verschillende modules die je kunt inzetten. Zo is GoAccess bijvoorbeeld geschikt voor eenvoudige registratie en toegangscontrole, te koppelen aan een eigen toegangssysteem. Met GoCompliance breiden we de mogelijkheden uit verificatie en registratie van diploma’s, certificaten en ID’s van contractoren. En zo kunnen we dus met verschillende modules een maatwerkoplossing voor iedere situatie creëren.”

Ook structurele oplossingen

IQ-Pass ziet mede hierdoor een verbreding in de inzet van zijn nieuwe software. “We worden nu ook gevraagd om in structurele oplossingen voor toegangscontrolesystemen mee te denken, gekoppeld aan bestaande toegangs-, CRM- en HR-systemen van de klant. Ook daarin kunnen we nu met IQ-Pass veel betekenen. We leggen het geïnteresseerden graag uit tijdens onze inspiratiemiddag op donderdag 29 september.”

Inspiratiemiddag 

Optimalisatie access- en contractor management
Voor QHSE, QA(KAM)-, inkoop- en security managers
Donderdag 29 september 2022
Locatie: Zeeland Refinery, Vlissingen
13.30 – 16.30 uur
Aanmelden: stuur een mail naar: info@iq-pass.com. 

Sluitende administratie

IQ-Pass wordt ingezet in de industrie, bouw/infra, events en maritieme sector. Bij al deze sectoren gelden strenge compliance- en veiligheidsaspecten en is een sluitende administratie van groot belang bij ieder project. IQ-Pass zorgt ervoor. Via specifieke toegangsrollen kunnen bevoegde personen er alle data over de aanwezige bedrijven en individuen vinden en uitgebreide rapportages ophalen als bewijsstuk voor de Belastingdienst, arbeidsinspecteur of eigen doeleinden. De rapportages leveren namelijk ook waardevolle HR- en managementinformatie op.